Dal 1 gennaio, è entrato in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per tutti titolari di partita IVA, che dovranno emettere fatture esclusivamente in formato elettronico provvedendo alla registrazione del proprio indirizzo telematico («codice destinatario» o «indirizzo PEC») sul portale «Fatture e corrispettivi» dell’Agenzia delle Entrate.
Per capire di più come funziona abbiamo sentito Andrea Rossi, Dottore Commercialista, partner di Talea Tax Legal Advisory «dal primo gennaio 2019 la fattura cartacea, inviata a mezzo pdf o posta, ha perso valore legale. Tutte le fatture emesse ai clienti italiani devono essere digitali (in formato XML) ed inviate al cliente finale esclusivamente tramite i canali telematici (sistema di interscambio SdI) forniti e controllati dall’Agenzia delle Entrate.
Il motivo principale che ha spinto il legislatore all’introduzione della fattura elettronica, è la riduzione del tax gap iva, ovvero l’evasione dell’imposta sul valore aggiunto, serissimo problema che riguarda l’intera comunità europea e di cui l’Italia è tristemente protagonista con un ammanco rilevante nel recupero dell’imposta. Questa innovazione comporta anche dei costi a carico del contribuente, molte piccole e medie imprese infatti si sono dovute dotare di software per gestire la fatturazione o abbonarsi a portali online che forniscono il servizio; nuovi oneri da sostenere che si sommano ai già moltissimi relativi ai vari obblighi fiscali, burocratici e contabili.
Ulteriore problematica di non poco conto è quella prettamente pratica, che impatta sulla vita lavorativa di tutti i giorni delle imprese e dei loro clienti, poiché la fattura elettronica prevede procedure di inserimento dati più lunghe e complesse rispetto ad una classica fattura, e occorre necessariamente un supporto informatico per produrla, oltre alla necessità di aggiornare le anagrafiche dei clienti e fornitori con i nuovi codici destinatario e indirizzi PEC.
I professionisti le piccole medie imprese dovrebbero però guardare a questo nuovo obbligo anche come un’opportunità per migliorare il processo che va dalla gestione degli acquisti fino al ciclo passivo, con l’utilizzo di strumenti che favoriscono la collaborazione informatica e la digitalizzazione dei processi amministrativi.
La gestione strutturata e informatizzata del ciclo amministrativo ha infatti molti vantaggi: consente di ridurre tempi ed errori nella gestione dei dati, evita la loro rilavorazione, aumentando la produttività, assicura la condivisione delle informazioni da parte di tutte le funzioni coinvolte e consente una più facile e veloce fruibilità del dato. La fatturazione elettronica, inoltre, riduce i costi legati al trattamento dei documenti in cartaceo, come ad esempio le spese di spedizione.
Vi sono anche vantaggi indiretti come per esempio l’attivazione di logiche collaborative sia fra direzioni aziendali, sia fra cliente e fornitore. Se poi anche i processi a valle del ciclo amministrativo – in particolare la gestione degli acquisti – sono digitalizzati, i benefici su tutta la “filiera” aumentano in maniera esponenziale. Si arriva a un efficientamento e ad una tracciabilità di tutto il processo.
La fattura elettronica, dopo essere stata generata nel formato XML, deve essere trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI), che procederà all’effettuazione di alcune verifiche, superate le quali il documento potrà essere recapitato al ricevente. L’eventuale scarto del file trasmesso, che viene comunicato entro 5 giorni dall’invio, implica che la fattura, o le fatture elettroniche, in esso contenute si considerino non emesse e debbano essere nuovamente trasmesse al sistema. Così come la fattura “cartacea”, anche quella elettronica deve contenere le informazioni stabilite dall’art. 21 del DPR 633/72 cioè il codice fiscale, partiva IVA, etc. con l’aggiunta del nuovo “codice destinatario” e/o dell’indirizzo PEC del cliente».
Abbiamo chiesto a tre diverse aziende nel settore cosmetico il loro rapporto con la fatturazione elettronica. La prima è Cosmetici Kallèis, Naturale Ricerca di Benessere. A Maria Carla Cattaneo, fondatrice dell’azienda, abbiamo domandato cosa è cambiato per la società e come hanno affrontato l’adeguamento alla normativa e la gestione interna, «come tutti i cambiamenti porta inizialmente difficoltà nell’approntamento così come nella gestione del cambiamento, sul fatto che sia fonte di possibile efficientamento non ho la risposta, la situazione mi sembra ancora abbastanza confusa. In linea teorica si, ma in pratica i punti di domanda sono troppi, primo fra tutti la tutela del patrimonio commerciale delle aziende che non va sottovalutato, così come il possibile utilizzo commerciale dei dati che derivano da questo cambiamento. Abbiamo affrontato il cambiamento per tempo, già mesi fa, appoggiandosi a professionisti e alla Software House che ci segue abitualmente, da questo punto di vista in totale sicurezza perché i nostri partner sono grandi strutture affidabili, indubbiamente questo ha portato a costi aggiuntivi di una certa rilevanza, ma siamo contenti della scelta fatta perché dalle notizie di questi ultimi giorni sembra che piattaforme piccole, e che hanno offerto servizi a basso costo, ora sono già in difficoltà. Siamo partiti con un’attenta valutazione delle soluzioni possibili, abbiamo scelto di appoggiarsi alla nostra Software House che agisce sia in termini di software che di servizio di intermediario con l’Agenzia delle Entrate. Tutto ciò nell’ottica di rendere disponibili immediatamente i dati e avere servizi migliori dall’Agenzia delle Entrate, naturalmente se tutto funzionerà bene. A livello generale non credo, personalmente, che questo cambiamento ridurrà il triste primato dell’evasione in Italia, e lo dico con grande dispiacere. L’operatività è cambiata in base alla struttura del software che gestisce questa innovazione, come tutti i cambiamenti sta creando qualche disagio, speriamo che la situazione si ottimizzi velocemente, speriamo soprattutto che il sistema a valle funzioni bene».
Valérie SERRIER, Finance Director di Shiseido ci racconta come hanno affrontato la questione “fatturazione elettronica” da parte loro «in realtà, abbiamo già un sistema di dematerializzazione delle fatture attivo dal 2010 per i nostri clienti che ricevono a seconda delle preferenze indicate la fattura in formato pdf via mail o via PEC oppure via posta. Anche la conservazione viene fatta dal 2010 in formato digitale quindi in questo senso il cambiamento è quasi solo un cambiamento di format con l’xml e di piattaforma con l’intermediazione dell’Agenzia delle Entrate. Per quanto riguarda la fatturazione passiva proveniente dai nostri fornitori, il poter ottenere tutti i documenti da un’unica fonte (PEC o piattaforma Web) è senz’altro un vantaggio; per diventare una vera fonte di efficientamento dobbiamo lavorare con i nostri fornitori in modo che integrino sistematicamente le informazioni a noi utili all’interno del format xml (per esempio il purchase order number) con l’obiettivo di integrare direttamente i documenti nel nostro gestionale contabile senza procedere alla registrazione manuale del documento. Abbiamo lavorato all’adeguamento alla nuova normativa indicativamente da giugno 2018 ma ripeto eravamo già avanti da tanti punti di vista. L’investimento necessario è stato un adeguamento della piattaforma Web con la quale già collaboravamo. C’è anche un costo di gestione del singolo documento sia in outbound che in inbound. La gestione avviene tramite una piattaforma alla quale inviamo tutte le nostre fatture attive in un formato che può essere trasformato nel xml in uso per SDI e successivamente inviato ai nostri clienti. Allo stesso modo riceviamo sulla stessa piattaforma le fatture passive. In questa fase di start up abbiamo implementato dei controlli quotidiani per verificare l’esaustività e l’esattezza del caricamento delle fatture attive. Per la fatturazione passiva invece abbiamo messo in piedi un cockpit che ci agevola nello verificare la corretta contabilizzazione di tutti i documenti. Sfrutteremo anche questa piattaforma per la conservazione sostitutiva di tutti i documenti».
Un’altra bella realtà in ambito cosmetico a cui abbiamo chiesto come hanno risolto il cambiamento telematico è Laboratori Eudermica, nata nel 2013 a Tramariglio all’interno del Parco Naturale di Porto Conte tra il blu del mare di Alghero e il verde intenso della macchia mediterranea. Un’azienda in costante crescita che ricerca, produce e commercializza cosmetici naturali a base di piante officinali tipiche della flora sarda. Angelo Mulas, CFO ci ha affermato «siamo lieti e fiduciosi in questo cambio di passo che porta a trasparenza e rigore, valori che abbiamo come riferimento anche nel nostro lavoro. Per noi è stata l’occasione per riorganizzare la nostra amministrazione efficientando ulteriormente aspetti che primi erano gestiti in modo meno innovativo e più tradizionale. Per esempio, abbiamo introdotto una nuova modalità di gestione e di tracciatura delle spese aziendali, scegliendo le carte Soldo. Avevamo bisogno di uno strumento agile, di semplice utilizzo che servisse alla nostra forza vendite, sempre in viaggio tra la Sardegna e il Continente, nel gestire le trasferte e spese di alloggio, vitto e carburante. Soldo ha il grande merito di offrire una gestione rapida, direi quasi immediata, consentendoci di assegnare a ognuno la giusta disponibilità economica, anche in caso di emergenze, consentendoci la totale trasparenza delle uscite e la loro tracciatura a sistema in tempo reale attraverso pochi, semplici comandi dall’intuitiva App dello smartphone oppure dalla console Web. Fatture, ricevute, scontrini fiscali diventano subito digitali, con una semplice fotografia e inseriti a sistema».
